Was ist Stammdatenmanagement?

Stammdatenmanagement ist die Gesamtheit der Regeln und Anbindungen, mit denen ein Unternehmen über seine Systeme hinweg einen Datensatz pro Kunde, Lieferant, Produkt und Standort führt. Es legt fest, was als ein Kunde oder ein Produkt zählt und welches System die führende Fassung eines Feldes hält. Der englische Begriff ist Master Data Management, kurz MDM.

Was Stammdaten sind

Stammdaten sind die Datensätze, auf die andere Datensätze verweisen: Kunden, Lieferanten, Produkte und Standorte. Ein Auftrag verweist auf einen Kunden und auf ein Produkt. Der Auftrag selbst gehört zu den Bewegungsdaten, denn er hält einen einzelnen Vorgang fest. Der Kundendatensatz bleibt über Jahre in Gebrauch. Er ändert sich, wenn der Kunde umzieht oder umfirmiert.

Warum ein Unternehmen Stammdatenmanagement braucht

In einem wachsenden Unternehmen entstehen diese Datensätze meist System für System. Das CRM kennt einen Kunden unter einer Nummer, das ERP unter einer anderen. Der Shop führt denselben Kunden unter einer E-Mail-Adresse, die Buchhaltung unter einer Debitorennummer. Jedes System hält seine eigene Kopie der Adresse, und jede Kopie ändert sich für sich. Eine einfache Frage hat dann mehrere Antworten, etwa die nach der Zahl der aktiven Kunden.

Was Stammdatenmanagement festlegt

Am Anfang steht eine Definition pro Typ. Sie sagt, was in diesem Unternehmen als ein Kunde, ein Lieferant oder ein Produkt zählt.

Darauf folgt die Feldtabelle. Sie nennt für jedes Feld eines Datensatzes das führende System. Das ERP kann für Firmenname und Rechnungsadresse führen, das CRM für die Ansprechpartner. Widersprechen sich zwei Systeme, gilt der Wert des führenden Systems. Der andere Wert bleibt mit seiner Quelle in der Historie. Der Datensatz, dem die anderen Systeme folgen, heißt oft Golden Record.

Der dritte Teil ist der Abgleich der Datensätze. Er arbeitet mit Schlüsseln, die mehrere Systeme kennen. Eine USt-IdNr., eine Handelsregisternummer und eine Artikelnummer existieren außerhalb der eigenen Systeme. Register können einen Code erneut vergeben. Ein gemeinsamer Schlüssel schlägt deshalb einen Treffer vor, und eine Prüfung entscheidet. Ein Widerspruch sperrt den Treffer.

Beschreiben zwei Datensätze dasselbe Unternehmen, hält eine Verknüpfung das fest. Beide Datensätze behalten ihre Nummern und ihre Historie, und eine falsche Verknüpfung lässt sich mit einer Änderung zurücknehmen. Die strenge Form einer solchen Aussage ist owl:sameAs in der OWL-2-Spezifikation des W3C. Die Nummer, die ein System einem Datensatz gibt, ist nur ein Etikett. Die Objektidentität ist die Frage, welches Ding in der Welt der Datensatz beschreibt.

Braucht ein Unternehmen dafür eine Software?

Für den Anfang genügen die Definitionen und die Feldtabelle. Sie zeigen, ob sich ein eigenes Werkzeug lohnt. Eines der bestehenden Systeme kann die Führung übernehmen, zum Beispiel das ERP für die Kundennummern.

Stammdatenmanagement, Datenqualität und Datenmigration

Stammdatenmanagement klärt, welcher Datensatz führt und wie die Systeme ihn teilen. Wer die Datenqualität verbessern will, bereinigt die Datensätze innerhalb eines Systems. Eine Datenmigration überträgt Datensätze aus einem Altsystem in ein neues. Dubletten, die beim Mapping der Felder auffallen, sind eine Frage für das Stammdatenmanagement.

Meine Arbeit mit Stammdaten

Ich bin IT-Experte für Datenplattformen. Seit mehr als zwanzig Jahren entwerfe ich Datenmodelle. Für eine Versicherungsgruppe habe ich ein Kundenportal für Versicherungspolicen an ein bestehendes CRM-System angebunden. Ich habe am Aufbau der Informationsplattform eines Kunden mitgearbeitet. Unternehmen und Personen behalten dort über Register und Quellen hinweg eine Identität.

In einem Stammdatenprojekt schreiben die anderen Systeme über eine API, mit einem Zugriffstoken pro System. Ein Import-Token darf Datensätze anlegen, aber keine bestehenden ändern.

Heute baue ich Datenplattformen mit KI-Agenten schneller auf und um. Software entwickle ich mit Claude und Codex. Auf der Plattform des Kunden prüfen KI-Agenten die Paare von Datensätzen, die sich nach Regeln nicht entscheiden lassen. Ist ein Agent unsicher, bleiben beide Datensätze bestehen.

Im Stammdatenmanagement schreibe ich die Definitionen und die Feldtabelle gemeinsam mit den Menschen, die die Datensätze kennen. Diese Arbeit übernehme ich als Freelancer oder in Festanstellung.