Projekte steuern

Ich baue digitale Maschinen

Hallo, ich bin Michael Wutzke. Ich entwerfe gern Dinge und entwickle Konzepte. Deshalb habe ich mich mit 20 Jahren auch für ein technisches Diplom im Maschinenbau entschieden.

An meiner Freude am Entwerfen und Bauen hat sich seitdem nichts geändert. Statt physischer Maschinen, wie ich es vorhatte, baue ich heute digitale Maschinen: Anwendungen und Websites, die funktionieren und Erfolg haben. Ich habe außerdem Erfahrung darin, Mitarbeiter, IT-Systeme und Budgets in Projekten zu organisieren. Dabei arbeite ich weniger wie ein Manager und mehr als strategische Führungskraft und Motivator.

Mit Methode zum Ziel

Egal, wo ich gearbeitet habe (Finanzwesen, Immobilien, Beratungsagenturen, Marketingteams, Versicherungen, Softwareentwicklung oder E-Commerce): Als Projektmanager (PM) stehen Sie an vorderster Front eines Projekts. Sie schützen Ihre Teams, Kunden und Projekte vor Missverständnissen, verpassten Terminen, Scope Creep und anderen Schwachstellen.

Projektmanagement in der IT ist sehr vielfältig. Die meisten IT-Projekte, die ich betreut habe, waren Softwareprojekte. Ich bin es gewohnt, mich für das Wohl der Menschen in meinen Projekten einzusetzen, und ich treffe strategische Entscheidungen oder bereite sie vor, damit die Projekte ihre Ziele erreichen. Als Projektmanager brauchen Sie eine feine Balance zwischen den administrativen Details eines Projekts und der Führung seiner Menschen. PMs werden oft der Seite „hinter den Kulissen“ zugerechnet. Um wirklich wirksam zu sein, müssen sie aber bei den großen strategischen Gesprächen eines Projekts mit am Tisch sitzen.

PMs sind keine Roboter. Sie sind nicht im Team, um nur Notizen zu machen und darauf zu achten, dass Sie Ihre Zeiten richtig erfassen. Ja, sie arbeiten mit Tabellen und haken Termine manchmal in nervigem Takt nach. Es kann sogar sein, dass der PM in Ihrem Team gar keine formelle PM-Rolle hat, und dafür gibt es mehrere Gründe.

Projektmanager haben so viele schwer greifbare Aufgaben und Eigenschaften, dass viele Menschen nicht genau verstehen, was ein PM eigentlich tut und ob sie einen brauchen. Dabei gilt: Sie brauchen immer einen PM, ganz gleich, was passiert. Das kann ein eigener Projektmanager sein oder jemand, der sonst als Account Manager, Designer oder Entwickler arbeitet.

Rollen und Verantwortung

Wie gesagt, die Rolle und sogar der Titel können sich von Ort zu Ort leicht unterscheiden. Was ein PM grundsätzlich für ein Team leistet, ist aber ziemlich einheitlich (auch wenn es mancherorts weniger formell zugeht). Die Rolle des Projektmanagers umfasst viele Tätigkeiten, darunter:

• Klassische Vorgehensweisen
• Agile Methoden
• Methoden des Change Managements
• Prozessbasierte Methoden
• Umfang planen und festlegen
• Erwartungen setzen und steuern
• Prozesse gestalten
• Risiken und Probleme analysieren und steuern
• Projektstatus überwachen und berichten
• Teamführung
• Projektpläne erstellen
• Aufgaben steuern
• Ressourcenplanung
• Zeit- und Kostenschätzung
• Strategische Einflussnahme
• Kommunikation und Zusammenarbeit fördern
• Meetings planen und moderieren

Eines der größten Probleme eines Projektmanagers ist, wirklich zu verstehen, was jedes Teammitglied im Alltag tut.

Den richtigen Weg finden

Es gibt nicht den einen Weg, alle Projekte zu führen. Sie werden feststellen, dass die meisten Organisationen viel Zeit damit verbringen, Fehler zu machen und ihren Prozess anzupassen, bis er genau passt. Und wenn er dann „genau richtig“ scheint, muss er wieder nachjustiert werden. Zu den häufigen Gründen, warum sich Prozesse ändern müssen, gehören neue Geschäftsanforderungen und Ziele, neue oder andere Mitarbeiter und Kompetenzen und neue oder sich weiterentwickelnde Technik. Am wichtigsten ist aber, dass eine Organisation oder ein Team einen Grundrahmen dafür hat, wie Projekte ablaufen.

Wenn Sie sich mit Prozessen des Projektmanagements befassen, werden Sie feststellen, dass die meisten Modelle drei Grundphasen kennen (mit unterschiedlichen Namen, Aufgaben und Ergebnissen), um die Arbeit zu ordnen:

Recherche, Analyse und Planung

Meist recherchiert eine Organisation zunächst in gewissem Umfang, um zu prüfen, ob ein Projekt sinnvoll ist. Das kann Marktforschung, Nutzerforschung oder eine Wettbewerbsanalyse sein, neben vielen anderen Tätigkeiten. Diese entscheidenden Schritte helfen, Ziele und Anforderungen für das festzulegen, was gestaltet oder gebaut werden soll. In dieser Phase legt ein Projektteam auch fest, wie es zusammenarbeiten will und wie sein Umsetzungsplan aussieht, und berücksichtigt dabei alle äußeren Faktoren.

Umsetzung

Ist das Projekt geplant, geht es an die Umsetzung. Sie kann auf verschiedene Weise ablaufen, mit Prozessen wie Wasserfall, Agile oder Varianten davon. Im Kern ist diese Phase Zeit für Zusammenarbeit, Erstellung, Review und Iteration. Die Teams arbeiten mit Stakeholder-Gruppen zusammen, präsentieren Arbeitsstände, nehmen Feedback auf und stellen gemeinsam vereinbarte Ergebnisse fertig, bis hin zum Endergebnis. Gerade diese Phase steckt voller Änderungen, Verzögerungen und manchmal sogar Streit. Deshalb ist der PM hier am aktivsten.

Testen, Messen, Iterieren

Nach dem Start eines Projekts gilt es sicherzustellen, dass es auf Kurs zu seinen Zielen ist. In einem agilen Projekt geht ein Minimum Viable Product (MVP) an den Start, um früh Feedback für die nächste Iteration zu bekommen. Bei Wasserfallprojekten wird das funktional vollständige Produkt gestartet und getestet. In beiden Fällen zeigen die Testergebnisse, was für Nutzer und Stakeholder funktioniert und was nicht. Die Teams ändern das Produkt anhand der Ergebnisse oder bauen es aus, um diesen Zielen näherzukommen. Bei agilen Projekten ist das selbstverständlich, bei Wasserfallprojekten weniger: Dort braucht es ein neues Projekt oder eine „Phase 2“. Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, einen Prozess einzuführen. Am wichtigsten ist, dass der Prozess zu den Werten und Talenten der Organisation passt. Passt er nicht zu einem Team, merkt man das deutlich: Die Leute sind unzufrieden, und die Arbeit läuft nicht ohne Probleme. Das Beste, was Sie beim Thema Prozess tun können: Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und besprechen Sie, was am besten funktioniert und warum. Dokumentieren Sie Entscheidungen, führen Sie einen Prozess ein und bleiben Sie offen dafür, ihn zu besprechen und bei Bedarf zu ändern. Behalten Sie die drei Schritte oben als Rahmen im Hinterkopf und tun Sie, was sich für Ihr Projekt und Ihr Team richtig anfühlt.

Der Nutzen von Projektmanagement

Projektmanager haben so viele schwer greifbare Aufgaben und Eigenschaften, dass viele Menschen ihren Wert nicht richtig einschätzen. Der Nutzen jeder Rolle scheint eine Frage der Wahrnehmung zu sein. Der Großteil der Arbeit eines PM geschieht aber „hinter den Kulissen“. Wie lässt sich der Nutzen also zeigen? Erstens fängt es beim Einzelnen an. Jeder PM sollte seine Rolle und seinen Wert kennen und für sein Team ein guter PM sein. Zweitens kommt es auf die Organisation an. Ein PM kommt in einer Organisation nicht zur Geltung, die die Rolle nicht schätzt und ihren Nutzen nicht sieht. Und schließlich zeigt sich der Nutzen eines PM bei den Menschen, die mit ihm arbeiten. Stehen sie nicht dahinter, kann der PM kaum helfen.

Manche sehen den Nutzen eines PM im Team, andere nicht. Und das ist in Ordnung: In einem kleineren Team reicht es manchmal, wenn sich jemand um Organisation und Kommunikation kümmert. Richtig, Sie brauchen nicht immer einen PM, aber Sie brauchen jemanden, der die Aufgaben eines PM übernimmt. Wenn Sie der Hinweis, dass die Steuerung von Aufgaben und Kommunikation den Teammitgliedern mehr Zeit für Zusammenarbeit und kreative Arbeit verschafft, noch nicht vom Wert eines Projektmanagers überzeugt, lesen Sie weiter.

Einen Plan haben und agil sein

Egal, wie Sie ein Projekt steuern: Der Projektplan legt im Kern das Vorgehen und den Prozess fest, mit denen die Teams das Projekt im vereinbarten Umfang steuern. Das ist wichtig, denn jedes Projekt braucht einen Plan und eine Roadmap. Ein Plan trägt viel dazu bei, dass Teams bei Umfang und Terminen ehrlich bleiben, und er vermittelt allen Stakeholdern die wesentlichen Informationen. Wenn Sie ihn als mehr als ein trockenes Dokument verstehen und allen Beteiligten nahebringen, wird er als fester Bestandteil des Projekterfolgs wahrgenommen. Ein Plan ist nun einmal mehr als eine Reihe von Terminen. Deshalb kommt zuerst der Plan und danach die agilen Methoden.

Agile Methoden beruhen auf der Haltung, dass selbstorganisierte Softwareteams durch Iteration und Zusammenarbeit Wert schaffen. In diesem Sinne bin ich es gewohnt, agile Projekte mit Software wie Jira und Confluence zu bearbeiten und zu verwalten. Ich habe außerdem die offizielle Zertifizierung Professional Scrum Master. Da ich regelmäßig mit Kunden und Partnern kommuniziert habe, weiß ich auch, wie ein Product Owner denkt.

Meine Fähigkeiten im Projektmanagement

Gute Projektmanager in IT-getriebenen Projekten brauchen mehr als technisches Know-how. Die Rolle verlangt auch eine Reihe nichttechnischer Fähigkeiten, und gerade diese Soft Skills entscheiden oft darüber, ob ein Projektmanager und sein Projekt erfolgreich sind. IT-Projektmanager sind meist Allrounder, denn IT-Projekte können sehr unterschiedlich sein. Wer von IT-Projektmanagement spricht, meint meistens das Management von Softwareprojekten.

Hier einige zentrale Eigenschaften eines Projektmanagers:

Führung

Projektmanager sind Führungskräfte, denn sie führen Projekte.

Führungskräfte sind Innovatoren, die ständig nach besseren Wegen suchen und Prozesse hinterfragen, um die Produktivität des Teams zu steigern. Projektmanager dagegen können gut Prozessen folgen. Deshalb neigen Projektmanager dazu, den Status quo hinzunehmen und die Dinge so weiterzumachen, wie man sie bisher gemacht hat.

Aber auch das gilt: Führungskräfte suchen eher Herausforderungen. Herausforderungen führen zu neuen Ideen und zu Verbesserungen bestehender Prozesse. Da Innovation und Führung nachweislich zu meinem Werdegang gehören, habe ich die Fähigkeiten, ein Team zu führen.

Motivation

Projektmanager motivieren und inspirieren ihre Leute schon durch die Art, wie sie mit ihnen arbeiten: Sie setzen Ziele, leisten sinnvolle Beiträge, erkennen die Leistung anderer an und ermutigen das Team immer wieder, die bestmögliche Arbeit abzuliefern. Als diejenigen, die Prozesse umsetzen, steuern Projektmanager ihre Leute und das Arbeitsumfeld, darunter Arbeitsaufträge, Zeitpläne, Ergebnisse und mehr.

Erfolgreiche Projektmanager entwickeln laufend ihre Fähigkeit weiter, Teams zu motivieren und zu inspirieren. Für die Teamentwicklung nutzen sie wirksame Prozesse der Personalführung.

Deshalb ist es für die Ziele jedes Plans entscheidend, Kollegen und Teammitglieder zu motivieren. In meinen letzten Projekten habe ich die Erwartungen in diesem Bereich erfüllt.

Kommunikation

„Nur 7 Prozent der menschlichen Kommunikation sind verbal, also der Inhalt unserer Kommunikation. Achtunddreißig Prozent vermitteln sich über die Qualität der Stimme, Tonfall, Lautstärke, Tempo und Tonhöhe. Fünfundfünfzig Prozent laufen über Haltung, Bewegungen, Gesten, Mimik, Atmung und Veränderungen der Hautfarbe.“

Kommunikation ist deshalb ein zentraler Teil eines gut geführten Projekts und der Art, wie es seine Anforderungen ausdrückt. Es gibt zwei Hauptgruppen, mit denen der Projektmanager klar und wirksam kommunizieren muss: die Stakeholder und das Projektteam.

Ich habe mehrere Kommunikationsseminare besucht und eine Reihe unterschiedlicher Projekte erfolgreich geleitet. Deshalb sehe ich mich als offenen und starken Kommunikator.

Organisation

Damit Projektmanagement erfolgreich ist, braucht es einen strukturierten Prozess. Ein Projektmanagementprozess sorgt dafür, dass Ressourcen (Menschen, Geld und Technik) über die Laufzeit eines Projekts optimal eingesetzt werden, um den größten Wert zu erzielen. Der Prozess soll zweierlei erreichen: durch bessere Entscheidungen die richtigen Projekte auswählen und durch exzellente Umsetzung die Projektergebnisse verbessern.

Die fünf Phasen des Projektmanagementprozesses sind:

1. Geschäftschance erkennen und bewerten
2. Aus Alternativen auswählen
3. Die bevorzugte Alternative bis zur vollen Finanzierung ausarbeiten
4. Umsetzen (Detailplanung, Beschaffung und Bau)
5. Betreiben und bewerten

Ich habe über mehr als 10 Jahre Pläne und Prozesse für das Projektmanagement erstellt.

Problemlösung

Manche Probleme sind klein und schnell gelöst. Andere sind groß und kosten viel Zeit und Mühe. Diese größeren Probleme geht man oft an, indem man sie zu formellen Projekten macht.

Ob das Problem klein oder groß ist: Ein systematisches Vorgehen hilft mir, als Projektmanager wirksamer zu sein. Das folgende Vorgehen beschreibt fünf Schritte, mit denen Sie die meisten Probleme lösen können:

• Das Problem definieren
• Die Ursachen ermitteln
• Ideen entwickeln
• Die beste Lösung auswählen
• Handeln

Mit diesen Schritten habe ich Teams von bis zu 20 Personen in Projekten geführt.

Anpassungsfähigkeit

Manche Probleme sind klein und schnell gelöst. Andere sind groß und kosten viel Zeit und Mühe. Diese größeren Probleme geht man oft an, indem man sie zu formellen Projekten macht.

Ob das Problem klein oder groß ist: Ein systematisches Vorgehen hilft mir, als Projektmanager wirksamer zu sein. Das folgende Vorgehen beschreibt fünf Schritte, mit denen Sie die meisten Probleme lösen können:

• Das Problem definieren
• Die Ursachen ermitteln
• Ideen entwickeln
• Die beste Lösung auswählen
• Handeln

Mit diesen Schritten habe ich Teams von bis zu 20 Personen in Projekten geführt.

Priorisierung

Projektarbeit zu priorisieren ist für Projektteams in vielen Branchen eine Herausforderung. Wechselnde Prioritäten gehören zum Arbeitsleben. Wer aber Arbeit nicht priorisiert, kann alle Projekte und Vorhaben des Teams durcheinanderbringen und sogar die Moral im Team untergraben.

Gutes Priorisieren ist ebenso Kunst wie Wissenschaft. Diese Schritte helfen:

1. Den Projektplan für alle sichtbar machen
2. Ein Projekt-Backlog anlegen (zum Beispiel mit Jira)
3. Das Geschäft und den Markt kennen
4. Projektaufgaben ein Enddatum geben
5. Unsicherheit im Zeitplan einrechnen
6. Lernen, kommende Verschiebungen der Prioritäten vorherzusehen
7. Dringende und wichtige Aufgaben voneinander trennen
8. Immer Zeit für Ad-hoc-Aufgaben einplanen

Ich habe Projekte in der Vergangenheit nach diesen Methoden geführt. Das half mir, Projekte wirksam zu steuern, steigerte die Produktivität und hob die Stimmung im Team. Die Menschen, die mit mir gearbeitet haben, wussten deshalb, dass unsere Arbeit wirklich etwas bewirkt hat!

Haben Sie sich je …

… gefragt, wie schlechtes Projektmanagement aussieht? Projektmanagement, das es nicht gibt oder das schlecht gemacht ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie dafür einen eigenen Projektmanager haben oder andere Teammitglieder die Aufgaben des Projektmanagements übernehmen.