Stammdatenmanagement für Unternehmen in Deutschland

Wenn ein Kunde in vier Systemen lebt

Stammdaten sind die Datensätze, auf die andere Datensätze verweisen: Kunden, Lieferanten, Produkte und Standorte. Stammdatenmanagement legt fest, was als einer davon zählt und welches System die führende Fassung jedes Feldes hält.

In einem wachsenden Unternehmen entstehen diese Datensätze meist System für System. Das CRM kennt einen Kunden unter einer Nummer, das ERP unter einer anderen, der Shop unter einer E-Mail-Adresse und die Buchhaltung unter einer Debitorennummer. Jedes System hält seine eigene Kopie der Adresse, und jede Kopie ändert sich für sich. Eine einfache Frage hat dann mehrere Antworten, etwa die, wie viele aktive Kunden das Unternehmen hat.

Was ich aufbaue

Ein Datensatz beschreibt ein Ding in der Welt, und sein Typ sagt, welche Art von Ding es ist: ein Unternehmen, eine Person, ein Produkt oder ein Standort. Die Nummer, die ein System dem Datensatz gibt, ist nur ein Etikett und sagt für sich nichts aus. Das Modell dahinter steht auf der Seite Objekte über Anwendungsgrenzen hinweg verfolgen.

Die Handelsregisternummer, die USt-IdNr. und die Artikelnummer existieren außerhalb Ihrer Systeme, und mehrere Ihrer Systeme halten sie. Mit solchen Schlüsseln finde ich Datensätze, die dasselbe beschreiben. Register vergeben Codes erneut, und zwei Datensätze mit demselben Code können sich trotzdem in einer Grundtatsache unterscheiden. Der Schlüssel schlägt deshalb einen Treffer vor, und eine Prüfung entscheidet.

Wenn zwei Datensätze dasselbe Unternehmen beschreiben, hält eine Verknüpfung das fest, und beide Datensätze behalten ihre Nummern und ihre Historie. Eine falsche Verknüpfung zurückzunehmen ist eine einzige Änderung. Ein Widerspruch, etwa ein aufgelöstes und ein aktives Unternehmen, sperrt die Verknüpfung.

Die Rolle eines Ansprechpartners bei einem Kunden ist ein eigener Datensatz, ebenso ein Vertrag zwischen zwei Unternehmen. Ein Ansprechpartner kann gehen, während beide Unternehmen weiterbestehen, und das Ende seiner Rolle wird als Änderung mit Datum gespeichert.

Die anderen Systeme schreiben über eine API, jedes mit eigenem Zugriffstoken. Ein Import-Token darf Datensätze anlegen, aber keine bestehenden ändern, damit ein fehlerhafter Import nicht überschreibt, was Ihre Mitarbeiter pflegen. Die Seite Wie andere Systeme an den Datenspeicher andocken beschreibt diese Regeln so, wie ich sie in Kundenprojekten anwende.

Wem welches Feld gehört: ein Beispiel

Eine Feldtabelle nennt für jedes Feld eines Datensatzes das führende System. Das Beispiel unten gilt für einen Kunden. Ihre Tabelle sieht anders aus, und wir schreiben sie im Projekt gemeinsam.

Feld	Führendes System	Wer es ändert	Wie die anderen Systeme es prüfen
Firmenname und Rechtsform	ERP	Buchhaltung, nach dem Handelsregister	Handelsregisternummer
USt-IdNr.	ERP	Buchhaltung	Formatprüfung und der VIES-Dienst der EU
Rechnungsadresse	ERP	Buchhaltung	Postleitzahl passt zum Land
Lieferadressen	ERP	Auftragsabwicklung	Eine Lieferadresse pro Standort
Ansprechpartner und ihre Rollen	CRM	Vertrieb	E-Mail-Domain passt zum Unternehmen
Newsletter-Einwilligung	Shop oder CRM	Der Kunde	Datum und Quelle der Einwilligung
Kundennummer	ERP	Einmal vergeben, nicht geändert	In jedem System als Referenz gespeichert

Für ein Produkt nennt dieselbe Tabelle das ERP für Artikelnummer und Preis und den Shop oder ein Produktinformationssystem für Texte und Bilder.

Wer ich bin

Ich bin Michael Wutzke, arbeite von Frankfurt aus und habe mehr als zwanzig Jahre Erfahrung in IT und Medien. Bei Policen Direkt habe ich ein Kundenportal für Versicherungspolicen an ein bestehendes CRM-System angebunden. Ich habe am Aufbau der Informationsplattform eines Kunden mitgearbeitet, auf der Unternehmen und Personen über Register und Quellen hinweg eine Identität behalten. Ich habe eine Ausbildungsberechtigung der IHK Frankfurt und unterrichte im Claude Hacker House. Software entwickle ich mit Claude und Codex, und mich interessieren Open-Source-KI-Modelle, die ein Unternehmen auf eigenen Servern betreibt. Details: Berufliche Stationen.